Als de voorraad niet klopt…..

Met een zucht komt Stijn voor de derde keer deze maandagochtend het kantoor binnenlopen. Hij heeft de verantwoording om op tijd alle bestellingen bij de klant af te leveren. Vandaag heeft Stijn 20 bestellingen met gemiddeld 13 orderregels. Een flinke klus, want het is altijd een verrassing of de bestelde producten op voorraad zijn. Stijn zorgt voor positionering in het magazijn van de binnenkomende goederen. Maakt voor zichzelf voorraadlijstjes en probeert zijn collega op de orderverwerking zo goed en zo kwaad als het gaat over de voorraad te informeren. Stijn doet zijn best, wil heel graag alles, wat de klant bestelt, uitleveren. Jammer genoeg lukt dit niet vaak. Zo ook deze maandagochtend en het is nog maar het begin van de week.

Het bewustzijn dat de voorraad in je bedrijf moet kloppen is bij een eigenaar/directie van elk bedrijf aanwezig. Een niet goed bijgehouden voorraad moet je immers afschrijven en drukt direct het resultaat. Toch komt het vaker voor dan je denkt dat de voorraad bij kleinere bedrijven niet op orde is. In de praktijk blijkt het geen onwil, het is zo gegroeid. Ooit is er een start gemaakt met een tiental producten en bracht een excelsheet voor het beheren van de voorraad uitkomst. Het succes en de vraag vanuit de markt deed het artikelbestand uitgroeien naar meer dan 100 artikelen. Eerst wordt het excellijstje nog bijgehouden, maar het beheren van de lijst wordt al snel een taak op zich. En dan ineens is het voorraad probleem een voldongen feit. Je kunt de klant niet leveren wat je eigenlijk hebt beloofd.

In onze huidige digitale wereld bieden vele erp systemen gericht op jouw specifieke branche uitkomst. Kleinere bedrijven zijn in eerste instantie vaak sceptisch over de oplossingen die een dergelijk pakket biedt. Bang voor de werkzaamheden die het inrichten van een erp pakket in de eerste fase met zich meebrengt. En dat is logisch. In een klein team wordt de beschikbare tijd vaak al gevuld met de dagelijkse gang van zaken. De implementatie van een erp pakket vraagt om een kritische blik naar de opbouw en invulling van het artikelbestand. Een juiste kijk op gewenste werkwijze in de workflow en verandering van taken en bevoegdheden.

Of wij willen of niet, door de huidige digitale wereld zijn wij als kleine bedrijven ook verplicht om onze workflow, daar waar mogelijk, te automatiseren. Gewoonweg om onze marktpositie te behouden. Het nadenken, overdenken en brainstormen over gewenste productindelingen, productomschrijvingen, invulling werkprocessen, het opnieuw bepalen van taken en verantwoordelijken vraagt in het begin van alle medewerkers in het bedrijf extra tijd. Echter, eenmaal door deze taaie klus heen zul je merken dat Stijn sneller, efficiënter en gemotiveerder aan de slag kan op maandagmorgen. En de klant geleverd krijgt wat hij heeft besteld. Welke ondernemer wil dit niet?

Vind je het ingewikkeld hoe je de implementatie van jouw nieuwe ERP pakket vlekkeloos kunt laten verlopen? Schrijf je in voor een gratis sparringssessie van een half uur. Ik neem snel contact met je op.